社内印刷の用語集：意味と実務での確認事項

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• 依頼
  印刷受付票

  用途、版、部数、納期、承認者などを一つに集める社内の記録。

• 版管理
  印刷用正本

  社内で印刷の基準と決めた承認済みファイル。法的な原本を意味しない。

• 版管理
  版番号

  原稿の変更段階を区別するために付ける識別子。

• 承認
  内容責任者

  資料の内容が業務に合っているかを判断する担当者。

• 承認
  承認状態

  作業中、確認待ち、印刷可など、進行の可否を示す社内の状態。

• 版管理
  改訂履歴

  どの版で何を、なぜ変えたかを残す記録。

• 配布
  旧版回収

  使用を止めた版の紙や複製を確認し、差し替える対応。

• 手配
  再注文

  以前の仕様や注文を参照して追加で発注すること。

• 配布
  配布台帳

  誰にどの版を何部渡したかを追える記録。

• 依頼
  必要部数

  用途、利用人数、期間から求める実際に使う部数。

• 依頼
  予備部数

  追加配布や不足に備えて、理由を付けて上乗せする数。

• 情報管理
  機密区分

  取り扱う情報の共有範囲などを社内基準で分類したもの。

• 出力
  認証印刷

  利用者を確認してから機器で出力する仕組み。

• 改善
  印刷ログ

  利用者や出力件数など、機器・サービスが記録する印刷の情報。

• 改善
  両面印刷

  一枚の紙の表裏へ出力する方法。

• 改善
  集約印刷

  複数ページを一面にまとめて縮小出力する方法。

• 改善
  印刷物の棚卸し

  用途、頻度、配布先、在庫と保存条件をまとめて確認すること。

• 例外
  例外承認

  通常の受付条件から外れる対応を、権限のある人が認めること。

• 最新版を管理する
  文書番号とは：資料を版が変わってもたどるための識別

  文書番号は同じ文書を継続して識別するための符号です。改訂ごとの版番号とは役割を分けて管理します。

• 最新版を管理する
  改訂日とは：何を変更した日かをそろえる

  改訂日は内容を改めた時点を示す表示ですが、会社で何の時点を採るかを決め、適用開始と区別します。

• 最新版を管理する
  適用日とは：その内容を使い始める基準日

  適用日は新しい内容を業務で使い始める日です。配布された日やファイルの更新日とは一致しない場合があります。

• 最新版を管理する
  差分とは：二つの版で変わった箇所を確認する

  差分は二つの原稿の違いです。違いを見つけることと、その変更が正しいと認めることを分けます。

• 最新版を管理する
  校了とは：確認を終えた範囲と版を明らかにする

  校了を社内で伝えるときは、何の版を印刷用として確定したかを明示します。費用や配布の承認は別に確認します。

• 最新版を管理する
  検版とは：修正前後を比べて変更を確かめる

  検版には修正前後の照合だけでなく、製版や出力の確認も含まれます。社内原稿の比較を工程全体と混同しません。

• 最新版を管理する
  差替えとは：どこにある何を新しい内容へ置き換えるか

  差替えは既存の資料を別の内容へ置き換える処理です。追加するだけの追補と分け、元の紙の扱いまで決めます。

• 最新版を管理する
  追補とは：追加部分を本体と対応させて渡す方法

  追補は本体へ情報を付け加える資料です。本文の誤りを直す差替えなのか、補足なのかを明確にします。

• 依頼をまとめる
  増刷とは：追加の印刷で確認し直す内容

  増刷は部数を追加して刷ることです。社内では、同じ承認版を続けて使えるかを確かめてから依頼します。

• 依頼をまとめる
  原稿締切とは：印刷に使える状態で渡すための期限

  原稿締切は、手配に使える条件を満たした原稿を受け取る期限です。「ファイルを送る日」だけにしません。

• 依頼をまとめる
  配布期限とは：必要な人が使える状態になるまでの期限

  配布期限は資料が利用者へ渡る期限です。印刷が終わる時刻と区別し、仕分けや拠点内の移動も含めます。

• 依頼をまとめる
  リードタイムとは：依頼から利用可能までの所要時間

  社内印刷のリードタイムは、どの起点からどの完了までかを明示して使います。社内承認や配布の待ち時間も確認します。

• 印刷量を見直す
  印刷範囲とは：今回出すページや領域を指定するもの

  印刷範囲は出力するページやシートなどの対象です。承認された配布内容を欠かさず、不要な部分を含めないよう指定します。

• 依頼をまとめる
  部単位印刷とは：一人分のページ順でまとめて出す設定

  部単位印刷は、一冊分のページ順でそろえて出す機能です。別紙を含む配布セットの完成とは分けて確認します。

• 印刷量を見直す
  試し刷りとは：本数を出す前に使い方を確かめる出力

  試し刷りは、全量を出す前に実際の紙で使い方や設定を確かめる出力です。専門的な色校正の代わりとは限りません。

• 依頼をまとめる
  出力ジョブとは：機器へ送った一まとまりの印刷処理

  出力ジョブは、機器や印刷システムへ処理を依頼した単位です。送信済みと紙の受領済みを分けて追います。

• 印刷量を見直す
  残部とは：配布後に残った印刷物の数量

  残部は配布や使用の後に残っている部数です。現行版として使える在庫と、使用停止の紙を区別します。

• 依頼をまとめる
  受領確認とは：受け取った対象と範囲を明らかにすること

  受領確認は相手が資料を受け取ったことを確かめる処理です。配送の到着や内容承認とは分けて記録します。