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社内印刷：文書番号とは：資料を版が変わってもたどるための識別
文書番号は同じ文書を継続して識別するための符号です。改訂ごとの版番号とは役割を分けて管理します。
こんな方に社内印刷の受付・版管理・配布を担当する人
このページでできること文書番号と版番号を区別し、依頼と台帳に必要な識別を記載できる。
文書の系統を追うための識別
社内印刷で文書番号を使うと、名称が似た帳票や題名が変わった資料を区別しやすくなります。同じ文書の改訂を追う番号と、内容の状態を示す版番号は別に扱う方法が取れます。採番は会社の文書管理ルールへ合わせ、独自の番号を重複して付けないようにします。
架空例：名前が変わっても対応を残す
架空の「備品購入願」が「備品申請書」へ名称変更した場合、文書番号と変更履歴があれば同じ手続きの資料かを確認できます。ただし業務そのものが変わったなら、同一番号を使うかは管理担当が判断します。
番号だけでは印刷版を決められない
文書番号が合っていても旧版の可能性があります。印刷依頼には番号、版、承認状態、正本の所在を組み合わせます。番号は内容の正しさや使用許可を保証する印ではありません。未採番の資料は、登録を決める担当者へ確認します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。