社内印刷：原稿の修正依頼を受ける：元の版と変更理由をそろえる

修正の起点となる版を固定する

同じページ番号でも版が違えば内容が異なります。修正依頼には、文書番号、版、対象ページや見出し、現在の記載を付けてもらいます。画像への丸印だけの場合は、何をどう変えるかを文字で確認し、意図が分からないまま編集しません。

依頼者が持っている版が現行版でない場合は、現行版ですでに直っているかを先に照合します。旧版の表現を基に修正すると、正しい内容を戻してしまうことがあります。印刷済みの紙を使う場合も、その紙に記載された識別を確認します。

理由を聞くと、同時に直す場所が見える

修正理由が誤記、制度や運用の変更、担当窓口の変更では、影響する範囲が違います。例えば問い合わせ先の変更なら表紙、本文、添付フォームの説明、QRコード先も確認候補になります。依頼箇所を勝手に広げず、必要な追加確認として内容責任者に返します。

修正指示を一つの一覧へ集める

メール、チャット、紙の赤字が別々に届く場合は、受付番号を付けて一覧へ転記し、指示元との対応を残します。採用、確認中、今回は見送りを区別すると、未回答の指示が消えません。似た修正が重なっても、意図が同じと確認できるまでは勝手に一件へまとめないようにします。

架空例として、営業部が受付時刻を変更し、総務が同じ欄へ旧時刻を残すよう指示した場合、後から来た指示を優先するのではなく、実際の運用を決める担当者へ確認します。原稿担当者は矛盾を見つける役割を持ち、業務ルール自体を創作しません。

反映確認を終えてから新しい承認へ進む

修正後は指示ごとに反映場所を確認し、変更していない場所に影響が出ていないかも見ます。文字を足して改ページが変わると、別紙への参照や配布するページ範囲も変わる場合があります。修正済みという連絡と、新版を使用してよい承認は別に扱います。

承認が決まったら、旧版の停止、配布済み資料への対応、適用開始を更新担当へ渡します。修正履歴には文章を全て複写する必要はありませんが、どの業務上の変更だったかを後から説明できる程度の要約と、確認記録の所在を残します。