社内印刷：紙の旧版を回収する：配布済み・保管中・未回収を追う

対象の旧版を見分ける情報を示す

回収を始める前に、使用を止める文書番号と版、見分ける箇所、新版の入手先をそろえます。似た表紙の資料が複数あるときは、タイトルだけで回収を依頼しないようにします。全面回収か、一部ページの差替えかも内容責任者が決めた範囲で案内します。

使用停止と廃棄は別の判断です。証跡として残す紙、記入済みの帳票、未使用の配布用紙では扱いが異なります。保管が必要か分からない資料を手配担当の判断で処分せず、文書管理の担当者へ確認します。

元の配布記録から所在をたどる

配布台帳の部署、拠点、数量を起点に、現在残っている紙の場所を聞きます。既に使用済み、他部署へ移動、所在不明を分ければ、配布数と回収数が違う理由を確認できます。所在不明をゼロに書き換えて完了扱いにしないことが大切です。

回収されるまでの使い間違いを止める

遠隔拠点などすぐに現物を戻せない場所では、配布棚から外し、使用停止の表示をして通常の紙と離してもらう方法があります。具体的な保管や返送方法は社内規程に合わせ、個人情報などを含む紙を一般の返送便へ勝手に入れないようにします。

架空例として、営業所へ送った50部のうち10部が棚に残り、残りは担当者が携行していました。棚の10部を回収しただけで完了にせず、携行分の停止連絡を営業所責任者から確認してもらいます。全数が戻らなくても、確認できた範囲と未確認の範囲を区別して記録します。

完了条件を数の一致だけにしない

回収の完了は、使用対象から外れたこと、新版が必要な場所へ届いたこと、保管対象の旧版の所在が決まったことを合わせて判断します。元の数量が記録されていない場合は、確認した場所と回答した人を残し、全数確認したと断定しません。

次回の改訂では、分散保管を減らす、配布時に版を記録するなど、今回追いにくかった原因を直します。回収の負担を減らすために必要な紙まで一律に廃止せず、どこで使われ続けていたかを配布設計の見直しに役立てます。