社内印刷：古い版の紙は、使わないならすぐ捨ててよい？

旧版になっただけでは廃棄を決めない

未使用の配布資料、記入済み帳票、承認の記録、過去の配布内容の控えでは、保管の目的が異なります。法令、契約、社内規程による保管が関わることもあるため、担当部署が定める扱いを確認します。この記事で一律の保存年限は設けません。

まず通常の配布棚や印刷用フォルダから外し、「使用停止」と分かる状態にします。使わないことを明確にする作業は、破棄の許可を待つ間にも、会社の手順に沿って進められます。

三つの置場に分けて混在を避ける

現行配布用、過去記録用、処理判断待ちを区別すると、旧版の誤使用と独断廃棄の両方を避けやすくなります。機密区分は旧版でも失われないため、保管や廃棄の場所も規程に従います。

架空例：申請書の白紙と記入済み

架空の申請書が改訂されました。棚に残る未使用の旧様式と、承認済みの記入済み書類は同じ扱いにはしません。前者は使用停止後の処理を確認し、後者は記録として定めた保管方法へ戻します。

処分が認められた場合は、対象の版・数量・処理担当を必要な範囲で残します。保存期限が不明のまま箱を増やし続けることも避け、判断待ちの一覧を定期的に担当へ確認します。