複数部署の校正をまとめる：矛盾する指示を確定する手順

同じ原稿と同じ確認範囲を配る

校正する部署ごとに異なる版を渡すと、コメントを集めても比較できません。今回確認する版を固定し、文書の識別、回答期限、担当範囲を明記します。営業は顧客向け表現、総務は申請手順など、確認する観点も依頼時に共有します。

全員に全てを確認してもらう形でも、最終的に内容を決める責任者は必要です。回答がないことを問題なしとみなすかどうかは、担当者がその場で決めず、事前に合意した運用に従います。未回答の部署は一覧に残して判断者へ知らせます。

意見と必須修正を区別して集める

「分かりにくい」という感想だけでなく、どの読者がどの行動で迷うかを書いてもらうと修正案にしやすくなります。誤った事実、業務ルールとの不一致、表現の好みを区別し、根拠がある指摘には確認先も付けます。

矛盾は原稿の外で解決する

複数の修正を順番に上書きしていく方法では、最後の回答が無条件に採用されます。指示一覧に採否と理由を記録し、対立する箇所を一つの論点にまとめて確認します。決定前の案が最終原稿へ混ざらないよう、未決部分を識別します。

架空例では、申込締切を営業は金曜、運用担当は水曜にするよう求めました。集約担当が中間の木曜を作るのではなく、準備に必要な条件と案内済みの予定を責任者へ示し、採用する日を決めてもらいます。決定内容は両部署へ返し、同じ議論を次の校正で繰り返さないようにします。

最後は反映した版を一つにする

全指示の採否が決まったら、その結果を反映した版を改めて確認します。指示を読んだ人と、反映後の原稿を見た人が異なる場合は、何を確認済みかを記録します。JAGATの検版の説明には修正前後などの照合が含まれますが、比較で差が見つかることと内容の妥当性を判断することは別です。

承認済みの原稿が決まった後に遅い指摘が来た場合は、緊急性と配布への影響を確認して改訂として扱います。黙って一行だけ直して出力担当へ送り直すと、すでに手配した版との対応が失われます。