社内印刷：拠点へ資料を配る：部数・版・受取をつなぐ配布計画

拠点を箱数ではなく配布先として数える

複数拠点へ届ける資料は、住所と総部数だけでは手配できません。誰が受け取り、どの部署や人へ配るのか、いつから使うのかを拠点ごとに確認します。建物の荷受け場所と実際の使用部署が違う場合は、到着後の社内移動も予定に入れます。

紙の版番号、送る部数、予備の扱いを発送一覧にそろえます。宛名に個人名が必要な場合は、管理する範囲を絞り、配送用情報を不用意に広く共有しません。内容を見せられる相手と、荷物を受け取る相手が同じかも確かめます。

一覧は発送と受領を別の欄にする

発送済みは配布完了ではありません。送った日、受取予定、実受領日、確認した版と数量を分けます。受領連絡がない拠点を追えるよう、返信方法も決めます。配送会社の配達表示だけでは、中身の種類や不足までは分からないためです。

梱包の外と中で照合できるようにする

拠点名、文書識別、数量が分かる一覧を用意し、外装に出してよい情報の範囲で表示します。内部資料の詳しい件名や個人情報を外から見える場所へ書く必要はありません。箱を分ける場合は、一案件の何箱目かを示して、箱単位の不足にも気付けるようにします。

架空例では、A支店へ40部、B支店へ20部を送り、B支店だけ別紙が付きます。本体を60部作っただけでは完了しません。支店ごとの組合せ見本を作り、別紙がAへ入っていないか、Bの20セットにそろっているかを発送前に確認します。

未着と内容不足を分けて調べる

連絡がない場合は、受取窓口への未着、荷受け後の未配布、開封後の内容不足を分けて確認します。全てを紛失と決め付けて再発送すると二重配布につながります。使用開始に間に合わない場合は、利用できる代替版や電子配布の可否を責任者に相談します。

受領後の残部も拠点の管理対象です。次の改訂時に所在を追えるよう、まとめて保管する場所を聞いておきます。配布先が変わったら台帳へ反映し、古い宛先一覧を翌月も使い続けることがないように、定例の確認担当を置きます。