迷ったときに確かめる
社内印刷：配布先の担当者が不在なら、資料をどこへ渡す？
受取人が不在なら、置いてよい場所と代行者の条件を確認します。配達できたことと受領完了を区別します。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること受取人不在のときに使える代替経路を確認し、未受領を追える。
普段の置場へ置けるとは限らない
受取担当者がいない場合は、依頼時に決めた代行者や保管場所を確認します。社内資料でも、誰でも見られる受付台へ置いてよいとは限りません。機密区分や配布対象が限定されている紙は、情報管理上認められた経路を優先します。
依頼者へ連絡が付かないときは、受取待ちの状態と保管担当を記録します。所在が不明なまま「配布済み」として案件を閉じないようにします。
使う時刻までに届く代案を相談する
使用開始が近い場合は、正式な代行受領、受取時刻の変更、配布場所の変更など、可能な案を責任者へ確認します。代行者に内容を見せられるか、単に封じた荷物を預けるだけかでも条件が違います。判断を受けた内容を配送や配布の担当へ伝えます。
荷物の外側に詳細な内容を記して所在を共有すると、不要な情報まで広がることがあります。問い合わせに必要な案件番号、受取部署、数量など、外へ示してよい範囲で管理します。
架空例：荷受け完了でも部署には未着
架空の拠点配布で、建物の受付は受け取っていましたが、利用部署の担当者は外出中でした。配達済みという表示だけを根拠に完了にせず、誰がいつ部署へ運ぶかを確認します。受取予定者へ、どこに保管されているかを案内します。
後日受領の連絡が来たら、版と数量も確認します。不在が定例で起こるなら、その時間帯を避ける、部署共通の窓口を決めるなど、次回の依頼条件へ反映します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。