社内印刷：カラー資料を白黒で試す：色に頼った区別を点検する

色が何の役割を持つかを分類する

社内資料の色には、装飾、強調、項目の区別、危険や状態の表示など異なる役割があります。単にカラーを白黒へ切り替えると、同じ濃さになった線や塗りが区別できなくなることがあります。まず、色がなくなると読者の判断が変わる箇所を拾います。

横浜市の印刷物のヒント集は、色だけに頼らず白黒コピーでも情報が伝わるか確かめる考え方を示しています。これは全ての文書を白黒にする指示ではありません。自社資料では、色が必要なページと、表現を変えれば白黒で使えるページを分けます。

確認する課題を資料の目的に合わせる

目で見てきれいかだけでなく、必要な回答を読み取れるかを試します。折れ線グラフなら系列の対応、進捗表なら状態、案内図なら経路を答えてもらいます。実際の出力条件で、利用する人が確認できる方法を選びます。

架空例では、色名を説明から外す

架空の社内進捗表で「赤は未処理、緑は完了」とだけ案内していた場合、白黒では状態を追えません。各行へ「未処理」「完了」を明記する案を試し、色は補助として残せます。元の業務で色名を使って指示するなら、表示を変えることを関係者へ共有します。

グラフでは線種や点の形、直接ラベルを使う候補がありますが、情報を増やしすぎて読みにくくならないかも確認します。会社の安全表示や規定された色の使い方に関わる資料は、印刷担当だけで色を変更せず、管理する部署に相談します。

一度の合格を全資料へ広げない

白黒で問題なかったのが表紙だけなら、細かな図があるページまで同じと判断しません。対象ページ、原稿版、機器、設定を残し、改訂で新しい図が増えたときに再確認できるようにします。カラーが必要な部分だけを残す案も、セットの扱いや機器の対応を確かめて選びます。

削減結果はカラー面数だけでなく、読解の誤りや問い合わせが増えていないかも見ます。白黒化が成立しなかった場合は理由を記録し、その資料を例外として扱います。色を残す判断にも根拠があれば、担当者が毎回同じ説明を繰り返さずに済みます。