実務ガイド
紙を減らす前に用途を棚卸しする：残す帳票と変える配布
枚数の削減だけでなく、読む、記入する、保存する仕事が成立するかを見ます。
こんな方に印刷コストと手配の負担を見直す総務・部署責任者
このページでできること用途ごとに残す理由と変える条件を整理し、小さく試して効果を測る。
1｜帳票や配布物を、名前と使い方で集める
紙の削減を始めるとき、すべてを電子配布にする結論から入ると、現場で再印刷する仕事が増えることがあります。まず一定の観察期間を決め、何を、誰が、どの頻度で、何部使ったかを集めます。定例会議だけでなく、季節の催事や例外対応も別に記録すると、偏った時期だけで判断せずに済みます。
印刷量は紙の使用枚数と、出力された面数を分けます。両面印刷では同じ情報量でも紙の枚数が減るため、機器のカウンター値だけで比較しないようにします。部署間の比較では対象人数や業務量も添え、忙しい部署を単純に無駄が多い部署と見なさないことが大切です。
帳票・配布物の棚卸表
編集部作成の架空の記入例・作業用ひな形です。実際の条件に置き換えてください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 資料・用途 | 頻度／部数／配布先 | 残す条件・課題 | 試す変更 |
|---|---|---|---|
2｜紙を残す理由と、見直せる慣行を分ける
手書きの回収、端末を持てない現場、掲示、対面での説明など、紙が仕事を支えている理由を利用者に聞きます。一方で、誰も参照していない予備、更新のたびに丸ごと配り直す資料、個別保管のためだけの印刷は、方法を見直す候補になります。理由が未確認のものを、不要と決めつけないでください。
原本や保存期間に関係する資料は、法務、経理、記録管理などの責任部署に確認するまで廃棄や電子への一本化を保留します。このガイドは保存要件を判定するものではありません。機密情報を含む資料は、紙をなくすことだけでなく、電子での閲覧範囲と回収・削除の扱いまで確認が必要です。
3｜一つの用途で、負担が移っていないか試す
変更は用途を絞って試します。会議資料なら、事前の閲覧方法と、当日紙が必要な人への手配をセットにします。両面や集約を試す場合は、文字が読めるか、記入欄が使えるか、綴じ側やページ順が合っているかを実物で確認します。色を減らすと情報が区別できなくなる図表にも注意します。
紙の枚数が減っても、資料を開けない問い合わせや、個人が刷り直す回数が増えていれば改善とは言い切れません。印刷ログを利用する場合は、集める情報、利用目的、閲覧権限を社内で決めます。機器や契約で取れる項目が違うため、取得できない数字をあるものとして比較表へ埋めないようにします。
| 用途 | 試せる変更 | 先に確かめること |
|---|---|---|
| 定例会議 | 電子配布＋必要分のみ紙 | 当日の閲覧環境、書き込み、参加者の使いやすさ |
| 更新の多い案内 | 正本リンクへの集約 | アクセス権、旧版停止、参照できない人への代替 |
| 受付・現場の記入用紙 | 部数と補充頻度の見直し | 欠品しない補充担当と記入のしやすさ |
| 保存目的の印刷 | 保存方法の検討 | 原本要否、保存期間、検索と復元の条件 |
4｜枚数、時間、やり直しを同じ期間で測る
変更の前後は、対象期間と業務量をそろえ、紙の使用枚数、手配時間、刷り直し、未使用残数、利用者からの問い合わせを記録します。単月の数字だけで成功を断定せず、繁忙や人員の違いも添えます。購入額と使用量は在庫の増減があるため、同じものとして扱わないようにします。
続ける条件、元に戻す条件、確認する責任者を決めておくと、試行が放置されません。使いにくい資料は、文字を小さくする前に構成や配布対象を見直します。結果は金額だけでなく、何の手間が減り、何の確認が必要になったかまで共有し、別部署への展開判断に使います。
改善前後の確認表
編集部作成の架空の記入例・作業用ひな形です。実際の条件に置き換えてください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 指標・条件 | 変更前 | 試行後 | 判断・担当 |
|---|---|---|---|
参照した一次資料
公式資料の確認範囲は下記のとおりです。手順・記入例は当サイトで編集しました。製品や開催回、契約ごとの条件は該当する最新の資料で確認してください。
- リコー｜RICOH カンタンセキュアプリント for Cloud ↗
確認日 2026-10-28 / 認証後の出力や利用状況の可視化を備えた製品の例。導入可否や効果を保証するものではない。 - リコー｜セキュリティ機能の紹介 ↗
確認日 2026-10-28 / 機器のアクセス制御・ログなどを確認する入口。機種や設定により機能は異なる。 - IPA｜中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン ↗
確認日 2026-10-28 / 第4.0版と付録の情報資産管理台帳・規程の考え方を参照。具体的な社内分類は各組織で決める。