迷ったときに確かめる
社内印刷：電子配布後に紙を求められたら、削減ルールの例外？
電子配布を決めた後でも、必要な作業を紙で行う人がいれば、対象部分と受渡しを確認して対応します。
こんな方に社内資料の版管理・配布・印刷改善を担当する人
このページでできること紙の追加希望の理由を用途として把握し、必要分を配布できる。
紙を求める場面を確かめる
電子配布にしたから紙は受け付けないと即答する前に、書き込み、比較、見やすさ、端末や権限など、どの場面で紙が必要かを確認します。個人の詳しい事情を不必要に説明させず、必要な資料と利用時刻を聞く形にします。
一部のページだけ必要なら、その範囲で対応できるかを利用者と相談します。電子資料と違う版を刷らないよう、配布した承認版を起点にします。
追加印刷を無記録にしない
紙の希望を受けた担当者が各自で印刷すると、数量も版も把握できなくなります。受付の窓口、出力場所、渡す人を決め、必要数を案件へ追記します。締切後でも対応できる範囲と、できない場合の相談先を案内します。
紙の希望が機密資料に関わる場合は、持出しや保管の条件も確認します。電子で見られる権限があることだけで、紙を自由に複製してよいとは限りません。
架空例：比較する二枚だけ紙が必要
架空の会議参加者が、二つの表を並べて検討するため紙を希望しました。全冊を戻すのではなく、本人が必要とする箇所と前後の説明を確認して印刷します。ページ番号と版を残し、議論で参照しやすくします。
終了後は、紙の希望が例外の一件だったのか、資料の使い方と電子形式が合っていなかったのかを見ます。次回の希望受付や資料構成を直す材料とし、紙を使った人を削減の妨げとして扱わないようにします。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。