迷ったときに確かめる
社内印刷：外部へ預けたテンプレートも新版へ変わっている？
委託先が前回原稿を保存していても、今回使用する版の判断は社内で行い、注文ごとに対象を明示します。
こんな方に社内資料の版管理・配布・印刷改善を担当する人
このページでできること委託先の保存原稿と社内の現行版を照合し、再利用の条件を伝えられる。
保存されていることと使用許可は別
委託先が前回のデータを持っていると再手配は容易ですが、その原稿が現在も有効かは別の確認です。社内台帳の文書番号と版、前回案件、今回の使用目的を照合し、内容責任者が認めた版を指定します。先方が自動的に最新版を把握しているとは考えません。
原稿の保存期間や再利用、破棄の条件は取引条件によります。担当者が記憶で約束せず、契約や発注の管理担当へ確認します。この記事は一律の保存年数や権利関係を定めるものではありません。
再注文時に確認する対象をそろえる
先方へは「前回同様」だけでなく、前回案件番号、原稿名、版、今回の数量、変更の有無を示します。先方に保存原稿の確認を依頼できる場合は、その識別情報を社内の記録と合わせます。中身を再送する場合も許可された経路を使います。
複数の担当者が別々に修正を送らないよう、社内の連絡窓口を決めます。内容の指示が矛盾したら、どちらを採用するかを社内で確定してから先方へ返します。
架空例：新担当者が旧注文を流用した
架空の定例冊子で、担当交代後に一年前の注文メールを流用しました。委託先の保存データと社内の現行版に差があると分かったら、既に作業が始まっているかを確認し、対象版を改めて確定します。
新版へ切り替えた後は、旧原稿を今後使わないことを伝え、必要な保管や処理の条件を確認します。社内台帳にも先方へ通知した時点を残し、別担当者が古い注文を再び使わないようにします。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。