社内印刷：「前回と同じ」で受け付けてよい？再確認する項目

同じなのは何かを項目で分ける

「前回と同じ」と言われたら、前回の案件番号や文書を特定し、原稿、版、部数、印刷条件、配布先、使用開始を並べます。原稿は同じでも人数や窓口は変わることがあります。前の注文メールをそのまま転送するだけでは、どの条件が今回も有効か分かりません。

すべてを最初から入力し直してもらう必要はありません。前回条件を示し、「変更なし」「変更あり」「要確認」を回答できる形にすると、依頼者の負担を抑えて確認できます。

原稿の継続使用を別に聞く

過去に承認された版でも、現在の業務に合っているかは内容責任者へ確認します。近い改訂予定がある場合は、今回必要な期間と数量を見直します。印刷する人が、見た目に差がないという理由で使用を認めることは避けます。

添付がある場合は前回原稿と同じ名前でも中身が変わっていないかを確認します。変更が見つかったら「同じ案件」のまま処理せず、修正後の版に対する承認へ戻します。

架空例：担当窓口だけ変わった案内

架空の月例案内で、部数は前回どおり30部でしたが、窓口が異動していました。印刷条件は流用できても、問い合わせ先の変更とその承認は必要です。今回の記録には、前回案件への参照と、今回確認した版・数量・配布先を残します。

• 原稿：現行の承認版を確認
• 数量：今回の利用人数と予備を確認
• 配布：宛先と受取人の変更を確認
• 予定：今回の使用開始から逆算