社内印刷：日本語版と外国語版の更新日が違うときは？

言語ごとに版と確認状態を持つ

多言語の資料は、日本語版だけの版番号で全てを管理すると、翻訳が追い付いているかが分からなくなります。元となる内容の版と、各言語の確認済み版を対応させます。翻訳作業が終わったことと、業務上の内容が正しいと確認したことも分けます。

語学的な確認だけでは、申込手順や担当窓口の変更に気付けないことがあります。誰が原文の内容を決め、誰が訳文の意味や利用場面を確認するかを定めます。専門的な内容は必要な専門担当へ確認します。

変更箇所と未反映を見えるようにする

すべてを毎回読み直す前に、今回の変更箇所、関連する表やリンク、言語別の反映状態を並べます。未反映の言語を空欄にせず、確認中として配布可否の判断に渡します。

架空例：日本語だけ受付日が更新された

架空の社内案内で、日本語版の受付日を変えましたが、英語版には旧日付が残りました。ファイル名の日付を同じにするだけでなく、日付、申込先、添付様式への参照を照合します。英語版の配布をどうするかは内容責任者が判断します。

確定後は言語別の配布数と対象先も残します。改訂を通知する相手を日本語版の配布先だけから選ぶと、別経路で受け取る人を漏らす可能性があるため、各言語の利用経路を確認します。