「今日中に印刷して」と言われたら、何時までかをどう聞く？

最初に聞くのは使う時刻

「今日中にお願いします」と依頼されたら、誰が、どこで、何時から使う紙なのかを聞きます。机に置いてほしい時刻と、実際に使う時刻が違う場合もあるため、両方を記録します。依頼者自身が分からないなら、使用部門へ確認する人と回答予定を決めます。

時刻が未定のまま、手配担当が空いている時間に完成を約束すると、利用側の予定とずれることがあります。期限を確かめる質問は納期を遅らせるためではなく、間に合わせる順序を決めるためです。

確認中は最小部数と配布経路も聞く

全量が同時に必要か、最初の利用者の分を先に渡せるかを確認します。印刷後に仕分けや別棟への移動があるなら、その時間も必要です。原稿が未承認の場合は、使用時刻が分かっても直ちに出力できる状態ではないことを依頼者へ伝えます。

回答は「10時の会議で20人が使用、9時40分までに受付へ20部」のように、時刻・場所・数量をセットにすると手配へ渡しやすくなります。実現できるかは出力担当と相談してから返答します。

架空例：午前中に必要だった資料

架空の依頼で、本文には「今日中」、添付の会議案内には11時開始とありました。案内だけを根拠に締切を決めず、実際の使用が11時なのか、会議後の配布なのかを確認します。情報が矛盾している場合ほど、推測で急ぎ扱いにするより一度そろえることが重要です。