迷ったときに確かめる
社内印刷：配布資料にページが足りない。全て刷り直す前の確認
不足ページを一枚足す前に、一部だけの抜けか、同じセット全体の不備かを確認します。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること不足があるセットの範囲を調べ、正しい版の補充と再確認を進められる。
不足した資料とセットの種類を特定する
受取人から一枚足りないと言われたら、資料名、版、セットの種類、欠けた箇所を確認します。本文のページが抜けたのか、別紙を入れ忘れたのか、両面の裏を見落としているのかでは対応が違います。完成見本や構成票と照合します。
受取人に何度も説明させる前に、こちらで同じ種類の未配布セットを確認します。違う対象者向けのセットを誤って渡した可能性もあるため、通常用と運営用などの区分も見ます。
一件だけで終わらせない確認箇所
作業が中断した前後、紙詰まりの後、部品を補充した区切りなど、同じ不備が続いていそうな範囲を調べます。どこまで点検するかは資料の重要度と社内手順で決め、確認できていない部分を「問題なし」と断定しません。
補充する紙は、元のセットと対応する承認版を使います。修正版が出ている場合、足りないページだけ新しくしてよいかは内容責任者へ確認します。ページ参照や説明が変わると、新旧混在のセットになる場合があります。
架空例：別紙が運営用の束に残っていた
架空の研修で、参加者用の回答紙が不足し、運営用の束に余っていました。単に再印刷する前に、組み合わせの間違いと、未配布の参加者用セットを調べます。補充後は、対象者へ何を追加したかを短く伝えます。
原因が分かったら、構成票、置場、完成品の照合を見直します。「注意する」で終わらせず、似た紙を離して置く、作業中断時に完了位置を記すなど、今回の抜けを発見しやすくする方法を選びます。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。